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행사허가원 (활동지원금) 작성 안내
  • 일반회원
  • 동아리연합회
  • 2021.01.12
  • 730

 

1. 행사허가원이란?

본회를 경유하여 학교 당국으로부터 중앙동아리 활동지원금을 받기 위해 작성하여야 하는 서류입니다.


2. 행사허가원 작성 및 제출 절차
① 행사의 목적과 과정에 따라 행사허가원 인정 여부가 상이합니다. 따라서 행사허가원에 해당되는 행사를 진행하기 전에 동아리연합회로 사전 문의 부탁드립니다.
   ( 예시: 저희 동아리에서 OO행사를 진행하려고 하는데 행사허가원 인정이 가능할까요? )

② 행사허가원을 오프라인으로 제출 하기 전, 행사허가원과 영수증 파일을 이메일로 보내신 뒤 동아리연합회의 사전 확인을 받으시길 바랍니다. 
   ( 세부 절차 : 동아리연합회에 문의 - 행사 진행 - 행사허가원 작성 - 동아리연합회 이메일로 전송 후 분과장에게 연락해 사전 검토 진행 - 동연실로 오프라인 제출 )
* 메일 주소: hufscus@gmail.com

③ 현재 증빙 자료로 인정되고 있는 여러 종류의 영수증이 있습니다. 그러나 학교 측으로부터 가능한 전자세금계산서 대신 현금영수증을 제출해줄 것을 요청받았습니다. 따라서 증빙자료를 제출 하실 때에는 전자세금계산서를 제외한 다른 증비자료를 제출하여주시길 바랍니다. 부득이하게 전자세금계산서를 발급받을 경우, 동아리연합회로 미리 연락부탁드립니다. 


3. 필요한 서류

① 행사허가원 ( 첨부파일 #1 참고 )

② 행사를 진행한 이유 또는 활동에 대한 상세 설명 및 기대 효과 등을 담은 사유서 ( 첨부파일 #1 참고 ) 

③ 영수증

④ 입증자료 ( 행사 실황 사진, 해당 품목의 사진, 포스터 사본 등 실제로 활동을 했음을 입증할 수 있는 자료 )

⑤ 외대를 대표하여 외부 대회 참가 시, 현금자동입출금기 거래명새표 또는 해당 은행 홈페이지에서 발급한 이체 결과 확인증( 입금받는 자의 정보가 기재되어있는 이체확인증 필요 ), 주최 측의 참가 요강, 참가인 명단 ( 이름, 학과, 9자리 학번 기재 )



 

4. 인정되는 영수증의 종류 안내(아래①②③만 영수증으로써 효력이 있습니다)

① 카드 영수증(온라인 결제의 경우, 카드매출전표)

  - 영수증 분실, 훼손 시 카드사로 문의하여 재발급

 

② 현금 영수증(반드시 학교 명의의 지출증빙용 / 소득공제용 절대 불가)

 - 사업자등록번호 205-82-00289, 박정운, 한국외국어대학교

 - 학교 사업자등록증 필요 시 소속 분과위원장 또는 카카오톡 플러스친구'한국외대 동아리연합회'로 문의

 

 ③ 전자세금계산서

 - 학교측으로부터 전자세금계산서 이외의 증빙자료를 제출해줄 것을 요청받았습니다. 따라서 증빙자료를 제출 하실 때에는 전자세금계산서를 제외한 다른 증비자료를 제출하여주시길 바랍니다. 부득이하게 전자세금계산서를 발급받을 경우, 동아리연합회로 미리 연락부탁드립니다. 


※인정 불가 증빙자료

- 거래명세서 절대 불가

- 간이영수증 절대 불가

- 계좌이체내역 절대 불가(한국외국어대학교를 대표하여 외부 대회에 참가하는 경우에만 가능)





5. 영수증 관련 주의사항

- 행사허가원에 영수증을 부착하실 때에는 영수증의 모든면이 잘 부착될 수 있게끔 풀 칠 해주세요. 

- 영수증이 여러개일 경우, 모든 영수증이 겹치지 않게 부착한 뒤 영수증 별지에 목록을 따로 작성해주시길 바랍니다. ( 첨부파일#2 참고, 영수증에 번호를 매겨서 순서대로 부착 ) 

- 카드영수증의 경우 지출항목, 지출금액을 영수증 옆에 기입하여 제출해주세요.

 

 

6. 활동지원금 지급 시기

- 행사허가원 제출 이후 실제 활동지원금 지급까지 최소 1달 가량 소요

- 행사를 했던 해당 학기에만 제출 가능

 * 1학기 제출 : 2월 ~ 8월사이에 진행한 행사에 대한 행사허가원은 그 해 중앙동아리 등록갱신 완료 이후부터 8월사이에 신청

 * 2학기 제출 : 7월 ~ 다음 해 1월사이에 진행한 행사에 대한 행사허가원은 다음 해 1월의 마지막주 금요일까지 신청

 * 여름방학 중 행사일 경우, 진행한 행사에 대한 학기 판단은 해당 중앙동아리에서 결정하시면 됩니다.

 


7. 작성 시 기타 주의사항

- 활동지원금으로 지원 가능한 품목에 대해서는 활동지원세칙을 참조하시기 바랍니다. ( 첨부파일 #4 참고 )

행사허가원 오프라인 제출 시 스테이플러 대신 클립, 서류봉투, 파일철 등을 사용 탁드립니다. 

- 모든 서류는 서명을 제외하고 자필작성을 금지합니다.

- 작성법이 틀리면 반려 후 다시 작성해오셔야하며 이로 인한 불이익은 동아리연합회에서 책임지지 않습니다.

- 동아리연합회실로 제출 전, 소속 분과위원장님 또는 카카오톡 플러스친구 '한국외대 동아리연합회'로 연락하시어 사전 검토 후 제출하시길 바랍니다.